در زندگي پر مشغله امروزي استفاده بهينه از زمان براي بسياري از افراد ضروري و در عين حال دشوار است. مديريت زمان يكي از عوامل كليدي در پيشبرد اهداف شخصي و دستيابي به موفقيت‌هاي تحصيلي يا شغلي مي‌باشد. افراد به دلايل متعددي همچون داشتن روياهاي غيرمنطقي، اهمال كاري و ناتواني در تصميم گيري با كمبود زمان مواجه مي‌شوند و در نتيجه مشكلات متعددي هچوون استرس، فشار رواني و كاهش بازدهي برايشان به وجود مي‌آيد. به همين دليل ضروري است كه راه‌هاي مديريت زمان را بياموزيد. تكنيك پومودورو يكي از روش‌هاي مديريت زمان است كه به منظور بهره گيري از حداكثر بازدهي فردي و استفاده بهينه از زمان ابداع شده است. در ادامه اين مقاله به بررسي تكنيك پومودورو مي‌پردازيم كه امروزه طرفداران زيادي در سرتاسر جهان پيدا كرده است.

منبع: مديريت زمان | بهترين روش مديريت زمان

تعريف مديريت زمان

مديريت زمان به معناي آن است كه زمان خود را به گونه‌اي ساماندهي كنيد كه بيشترين بهره وري از آن به دست آيد. به تعريف ساده‌تر يعني زمان را به گونه‌اي بين فعاليت‌هايتان تقسيم كنيد كه تمام كارهاي مورد نظر خود را با كيفيت عالي انجام دهيد. در مواقعي كه زمان اندك و كار فراواني داريد، اين مهارت به شما كمك مي‌كند تا هوشمندانه‌ترين استفاده را از آن زمان داشته باشيد. براي اطلاع بيشتر از روش زندگي افراد موفق كليك كنيد.

اهميت مديريت زمان چيست؟

مديريت زمان اهميت بسيار زيادي دارد كه برخي از موارد آن به شرح زير است:

1. افزايش بهره‌وري و كارايي

2. كاهش استرس

3. استفاده بهتر از فرصت‌ها و امكان پيشرفت و موفقيت بيشتر

4. افزايش رضايت فرد از خود بالا رفتن اعتماد به نفس

5. عدم توانايي در مديريت زمان منجر به نتايج نامطلوبي شده و استرس و مشكلات زيادي براي فرد ايجاد مي‌كند. 

6. وجه حرفه‌اي بهتر در شغل و تحصيل

براي اطلاع بيشتر از موفقيت در زندگي كليك كنيد. 

دلايل كمبود زمان 

قبل از اقدام براي مديريت زمان بايد علت كمبود وقت خود را شناسايي كنيد. مهم‌ترين دلايل كمبود زمان عبارتند از:

1. اهداف غير واقعي

اهداف و روياهاي بسيار بزرگ و غير منطقي باعث سردرگمي فرد در انبوهي از كارها و در نتيجه كمبود وقت مي‌شود. بايد به توانايي‌ها و وقت محدود خود توجه كرده و سپس اهداف خود را بر اين اساس نظم دهيد. 

2. مديريت زمان | عدم مهارت در اولويت بندي

بسياري از مواقع افراد در حجم بسيار زياد كار و فعاليت سردرگم مي‌شوند اما به دليل ناتواني در اوليوت بندي كارها با مشكل كمبود زمان مواجه خواهند شد. معمولا افراد در تصميم گيري مشكل دارند و نمي‌توانند كارهاي خود را به درستي اولويت بندي كنند. 

3. واگذار نكردن كارها به ديگران

برخي مواقع لازم است كارها را ميان ديگران تقسيم كنيد تا به اين صورت بازدهي و كيفيت بيشتري حاصل شود. اما برخي مواقع هم واگذاري اشتباه كارها باعث مي‌شود كه فرد وقت بيشتري را صرف درست كردن كار آنان كند و در نتيجه زمان بيشتري از دست خواهد رفت. 

4. اهمال كاري

يكي ديگر از مهم‌ترين دلايل كمبود وقت اهمال كاري است. به اين صورت كه فرد زمان كافي دارد اما به دلايل مختلف كار خود را به تعويق مي‌اندازد و در آخرين زمان ممكن، كار را با كمترين كيفيت انجام مي‌دهد. 

تكنيك پومودورو از راه هاي مديريت زمان

تكنيك پومودورو، يكي از رايج ترين روش‌ها در مديريت زمان مي‌باشد. اين تكنيك به منظور بهره گيري از حداكثر بازدهي فردي و استفاده بهينه از زمان ابداع شده و تاكيد اصلي آن بر توانايي حفظ توجه و تمركز است. پس تقسيم بندي زماني و اختصاص دادن زمان براي صرفا يك تكليف و در نظر گرفتن استراحت در بين بازه‌هاي كاري از اصول اساسي در تكنيك پومودورو است.

مديريت زمان | آشنايي با تكنيك پومودورو

فرانچسكو سيريلو پژوهشگر و كارآفريني موفق اين روش را براي مديريت كردن زمان به كار برد تا به واسطه آن بتواند اهداف تحصيلي خود را به خوبي دنبال كند. او از يك تايمر به شكل گوجه فرنگي كه به صورت مكانيكي كار مي‌كند براي تقسيم بندي زماني استفاده كرد. نام اين تكنيك هم از پومودورو به معناي گوجه فرنگي در زبان ايتاليايي گرفته شده است.

پايه و اصول تكنيك پومودورو

تكنيك پومودورو بر اين نكته تاكيد دارد كه در نظر گرفتن زماني محدود براي انجام فعاليت يا تكليف مورد نظرتان نسبت به موقعيتي كه بدون توجه به زمان صرف شده بخواهيد تكليفي را به پايان برسانيد به اجراي سريع‌تر و با تمركز بيشتر منجر مي‌شود. همچنين زماني كه چندين كار را به صوت همزمان انجام مي‌دهيد، به دليل عدم تمركز كافي و حواس پرتي نمي‌توانيد حداكثر بازدهي و كارايي خود را داشته باشيد.

مديريت زمان | شيوه اجراي تكنيك پومودورو

تكنيك پومودورو به صورت زير اجرا مي‌شود:

1. اهداف خود را به گام هاي كوچك تقسيم كنيد

رويارويي يكباره با اهداف بزرگ، مي‌تواند هراس برانگيز باشد، اما زماني كه همان هدف را به قدم‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد، با آسودگي خاطر بيشتري اين مسير را طي خواهيد كرد؛ پس از خود مسير لذت بيشتري مي‌بريد. همچنين زماني كه اهداف كوچك تر عملي مي‌شوند با انگيزه بيشتري در جهت رسيدن به نهايت مطلوبتان حركت خواهيد كرد. در نتيجه با تمركز بيشتر و بازدهي بالاتري به هدف نهايي خود نزديك مي‌شويد.

2. برنامه ريزي كردن

پيش از شروع اجراي تكنيك پومودورو لازم است در زمينه تعداد فعاليت يا تكاليفي كه قصد انجام آن‌ها را داريد و همچنين تخمين زمان لازم براي اجرا، برنامه ريزي داشته باشيد.

3. ناتواني در حفظ تمركز براي طولاني مدت

يكي از اصول اساسي تكنيك پومودورو اين است كه انسان نمي‌تواند براي مدت زيادي توجه و تمركز خود را حفظ كند. پس داشتن زماني براي استراحت بعد از هر 25 دقيقه كار و فعاليت اهميت دارد.

4. مديريت زمان | استفاده از تايمر 25 دقيقه اي

از يك تايمر جهت زمان بندي 25 دقيقه‌اي براي انجام تكليفي كه در حال حاضر برايتان اولويت دارد استفاده كنيد. در ازاي هر 25 دقيقه، مدت زمان 5 دقيقه به خودتان استراحت بدهيد. اين روند را 4 مرتبه اجرا كرده و سپس زماني معادل با 30-15 دقيقه استراحت در نظر بگيريد تا براي 4 دور25 دقيقه‌اي ديگر آماده شويد.

5. نحوه سپري كردن زمان هاي استراحت

همان طور كه گفته شد بعد از هر 25 دقيقه، يك بازه 5 دقيقه‌اي براي زمان استراحت لازم است. بلند شدن از ميز كار، نوشيدن آب و قدم زدن باعث افزايش جريان خون بدن شده و بازدهي ذهني افزايش پيدا مي‌كند. پس از پايان 4 بازه 25 دقيقه اي نيز زمان 30-15 دقيقه استراحت لازم است كه مي‌توانيد به انجام هر فعاليت آرامش بخش بپردازيد.

6. پايبند بودن به برنامه زماني

چيزي كه در استفاده از تكنيك پومودورو براي مديريت زماني اهميت دارد، پايبندي به برنامه است. عوامل مختل كننده تمركز مانند موبايل، تماس تلفني، خانواده و دوستان مي‌توانند كارايي اين روش را پايين بياورند. پس در صورت امكان كارهاي متفرقه را به زمان‌هاي استراحت خود موقوف كنيد. در صورت امكان مي‌توانيد اطرافيان خود را نسبت به برنامه زماني‌تان مطلع كنيد تا در حين اجراي آن تداخلي ايجاد نشود.

براي دريافت مشاوره در زمينه بهترين روش مديريت زمان مي توانيد با مشاوران مركز مشاوره روانشناسي حامي هنر زندگي از طريق تلفن ثابت از كل كشور با شماره 9099075228 و از تهران با شماره 9092305265 تماس بگيريد.

منبع: مديريت زمان | بهترين روش مديريت زمان